Administrative Executive Wajib Tahu! Ini 5 Tips yang Dapat Tingkatkan Skill
Walaupun seringkali disepelekan, tugas seorangadministrative executivetidak semudah yang dibayangkan, lho! Lantaran memiliki peran yang sangat penting di perusahaan, tak heran apabilaadministrative executivemenjadi posisi yang paling dicari perusahaan dan diincar oleh kandidat. Jika tidak pandai mengatur strategi, bisa saja posisiadministrative executivedapat membuatmu merasa terdesak, kelelahan, hinggaburn-out. Oleh karena itu, penting bagi seorangadministrative executiveuntuk membekali diri dengan amunisi yang tepat.
Yukupgradekualitasmu sebagai seorangadministrative executivedengan 7 tips berikut!
- Buatlah perencanaan
Mulailah dengan membuat perencanaan! Sebagaiadministrative executive, kamu harus menjadi orang yang terorganisir. Melakukanplanningmempermudah tugasmu sebagai seorangadministrative executive. Hal ini dapat membantumu dalam menentukan prioritas serta menyusun jadwal yang sangat padat.
Seseorang yang tidak terorganisir cenderung baru akan melakukan suatu hal ketika hal tersebut terpikirkan olehnya. Sebagai seorangadministrative executiveyang andal, sudah pasti kamu perlu menghindari hal tersebut. Dengan melakukanplanning, kamu akan lebih siap dengan apa pun yang terjadi ketimbang hanya bereaksi pada hal tak terduga.
Kamu dapat memulaiplanningdengan membuat daftar kegiatan yang harus dilakukan tiap harinya.Meetingmingguan dengan divisifinance, menyiapkan dokumen dan menulis notulensi rapat, hingga menyiapkan akomodasi petinggi kantor saat pergi dinas wajib dituliskan dalam perencanaan. Ingat, catatlah semua kegiatan, sekecil apa pun itu. Hal ini sangat berguna untuk meminimalisir hilangnya waktu yang berharga.
Tidak hanya membuatplanninguntuk kegiatan sehari-hari, kamu juga bisa merencanakan kariermu sebagaiadministrative executivemelaluitemplatedari JobStreet.
- Biasakan diri denganmultitasking
Multitaskingadalah keterampilan dalam mengerjakan beberapa aktivitas atau pekerjaan sekaligus dalam waktu yang bersamaan. Hal ini biasa dilakukan untuk menghemat waktu. Bagi seorangadministrative executive,kemampuan ini dapat membantumu untuk menyelesaikan banyak pekerjaan dalam satu hari, bahkan seminggu.
Multitaskingsering kali disebut sebagai hal yang memiliki dampak negatif bagi otak. Walau begitu, kamu tetap dapat memanfaatkan kemampuanmultitaskingtanpa merusak kesehatan mental dengan cara mengerjakan maksimal dua pekerjaan dalam satu waktu yang sama. Pastikan juga pekerjaan yang kamu lakukan masih relevan antara satu dan yang lainnya.
Alih-alih berpindah dari satu hal ke hal lainnya dalam hitungan lima hingga sepuluh menit, kamu dapat menaruh perhatian pada satu hal selama minimal dua puluh menit, sebelum akhirnya berpindah pada tugas satunya. Contohnya, kamu bisa merapikan dokumen notulensi rapat mingguan divisi HRD dengan eksekutif kantor selama tiga puluh menit, kemudian berpindah pada pendataan karyawan magang divisi HRD selama satu jam. Dengan jeda yang lebih lama, fokus otak tidak terus-menerus terpecah hingga memicu stres.
- Latih kemampuan negosiasi
Kamu mungkin akan mengerutkan dahi ketika membaca kata “negosiasi”. Bagaimana bisa seorangadministrative executiveharus menguasai kemampuan tersebut?
Memiliki kemampuan bernegosiasi akan memudahkan kamu dalam menentukan skala prioritas. Tidak jarang ketika para petinggi kantor tiba-tiba menelepon atau mengabariadministrative executiveuntuk melakukan suatu hal dengandeadlineyang singkat, seperti meminta dokumen rapat, atau data pegawai, dari tiga tahun yang lalu. Hal ini tentu akan merepotkan kamu yang tengah mengerjakan hal lainnya yang sama-sama mendesak. Kemampuan bernegosiasi juga akan menguntungkan kamu ketika harus mengubah jadwal. Bagi seseorang yang terorganisir, perubahan mendadak bisa saja memengaruhimoodmereka seharian.
Dengan kemampuan bernegosiasi yang baik, kamu dapat melakukan proses tawar menawar dengan mulus dengan petinggi atau bahkan pemilik perusahaan sekalipun. Kredibilitas sebagaiadministrative executiveyang baik juga tidak akan dipertanyakan karena kamu pandai berargumen ketika sedang berembuk untuk mencapai suatu tujuan. Selain itu, kamu juga dapat bekerja sesuai dengan kapasitas yang dimiliki tanpa harus merasa tertekan.
Selain itu, kemampuan berkompromi yang baik juga bisa kamu terapkan pada berbagai aspek dalam lingkungan kerja, lho! Seperti cara melakukan negosiasi soal gaji.
- Kuasai kemampuan berkomunikasi
Sebagai seseorang yang menggeluti bidang administratif, kamu pasti akan bertemu dengan berbagai bentuk komunikasi setiap harinya. Mulai dari komunikasi langsung denganstaffdari divisi lain, menuliskane-mailkepada klien, menerima perintah petinggi kantor, hingga berkomunikasi melalui sebuah presentasi. Bagaimana pun bentuknya, pesan yang akan disampaikan oleh seorangadministrative executiveharuslah singkat, jelas, dan efektif.
Kamu dapat membagiskillkomunikasi menjadi dua, yakni komunikasi secara tulis dan komunikasi secara lisan. Untuk meningkatkan kemampuan berkomunikasi secara tulis, kamu bisa menaruh perhatian lebih pada tata bahasa yang digunakan serta menjagatonesaat menulis. Hal ini dilakukan agar kamu tetap dianggap profesional, sekalipun saat berkomunikasi melalui sebuahe-mail.
Sama halnya dengan komunikasi tulis,tonemerupakan hal yang perlu diperhatikan ketika sedang berkomunikasi secara lisan. Setiap situasi pasti memilikitoneyang berbeda untuk digunakan. Contohnya, cobalah untuk bersuara ramah ketika menyapa satpam kantor, dan gunakantonetegas saat melakukan presentasi. Maka dari itu, kamu harus ekstra hati-hati ketika memilih dan menggunakantone. Jika kamu menggunakantoneyang kurang tepat, tujuan untuk menyampaikan pesan bisa saja gagal diraih.
Kemampuan berkomunikasi juga sangat terikat dengan kemampuan bernegosiasi. Proses tawar menawar yang dilakukan jelas akan lebih mudah dan lancar ketika kamu berhasil melakukan persuasi secara halus kepada lawan bicara, sekalipun ia adalah bos besar di kantor.
- Jangan lupakanemotional intelligenceKecerdasan emosional mengacu kepada kemampuan untuk memahami atau bahkan mempengaruhi emosi diri sendiri dan orang lain. Ada beberapa alasan mengapa kecerdasan emosional dapat membantu seorangadministrative executive. Kecerdasan emosional akan mempermudah kamu untuk saling bekerja sama.
Keterampilan ini sangat membantu seorangadministrative executiveuntuk memutuskan tindakan yang tepat ketika bertemu dengan berbagai macam orang dalam situasi yang beragam. Ketika telah terbiasa,administrative executiveakan mudah mengontrol situasi yang kurang kondusif. Hal ini tentu akan membuat kamu mencapai hasil yang lebih maksimal ketika melakukan diskusi, sekaligus membantu dalam menemukan penyelesaian dari sebuah konflik.
Kecerdasan emosional juga bermanfaat untuk mengurangi stres yang tengah dirasakan. Hal ini akan sangat membantuadministrative executivedengan segudang tanggung jawab yang harus mereka lakukan. Ketika tengah merasaburn-out, ada baiknya untuk kamu mundur selangkah dan menata ulang emosi yang sedang dirasakan. Memilikiself controlyang baik tentunya akan menguntungkan diri sendiri serta perusahaan.
Itulah tadi 5 tips yang dapat membantumu untuk menjadi seorangadministrative executiveyang aandal. Selain mencoba tips di atas, kamu juga bisa melakukanupgradediri dengan cara mengikuti pelatihan atau kelasonlineyang diadakan oleh JobStreet dan FutureLearn. Platform ini menyediakan pelatihantransferable skillsyang mencakup pengelolaan kesehatan mental, pengembangan karier, hingga keterampilan berbahasa Inggris. Gratis!
Jangan lupa untuk selalu memperbarui profil JobStreet-mu dengan mengunggah CV atau resume. Perbarui juga profilmu setiap kali mendapatkan pengalaman atau keterampilan baru dari pelatihan dan kursus. Inilah kesempatan untuk menunjukkan bahwa kamu adalah kandidat terbaik untuk posisiadministrative executive!
Kunjungi situs Jobstreet atau unduh aplikasinya melalui Google Play Store atau Apple App Store untuk mencari lowongan pekerjaan yang dapat membantumu mencapai kesuksesan karier. Untuk mendapatkan tips, berita industri, dan informasi lainnya, kunjungi laman Tips Karier.
Di JobStreet kami selalu berupaya mengantarkan pekerjaan yang bernilai untuk kamu. Sebagai Partner Karier, kami berkomitmen membantu pencari kerja menemukan passion dan tujuan dalam setiap langkah karier. Sebagai Partner Talent nomor 1 di Asia, kami menghubungkan perusahaan dengan kandidat tepat yang dapat memberikan dampak positif dan berkualitas kepada perusahaan.
Temukan pekerjaan yang bernilai untukmu. Kunjungi JobStreet hari ini.
Tentang SEEK Asia
SEEK Asia, gabungan dari dua merek ternama Jobstreet dan jobsDB, adalah portal lowongan pekerjaan terkemuka dan destinasi pilihan untuk pencari dan pemberi kerja di Asia. Kehadiran SEEK Asia menjangkau 7 negara yaitu Hong Kong, Indonesia, Malaysia, Singapura, Thailand, Filipina dan Vietnam. SEEK Asia adalah bagian dari SEEK Limited Company terdaftar di Bursa Efek Australia, portal lowongan pekerjaan terbesar di dunia berdasarkan kapitalisasi pasar. SEEK Asia dikunjungi lebih dari 400 juta kali dalam setahun.
Tentang SEEK Limited
SEEK adalah grup perusahaan yang beragam, dengan portofolio yang kuat yang mencakup usaha lowongan pekerjaan daring, pendidikan, komersial dan relawan. SEEK hadir secara global (termasuk di Australia, Selandia Baru, Cina, Hong Kong, Asia Tenggara, Brazil dan Meksiko), yang menjangkau lebih dari 2,9 miliar orang dan sekitar 27 persen PDB global. SEEK memberikan kontribusi positif kepada orang-orang dalam skala global. SEEK terdaftar dalam Bursa Efek Australia, yang menempatkannya sebagai 100 perusahaan teratas dan telah diperingkat sebagai 20 Perusahaan Paling Inovatif oleh Forbes.
